Rozmowy z Przedsiębiorcami - Lawhack: FilipiakBabicz Kancelaria Prawna
„Od początku traktowaliśmy sprawny naszych Klientów jak swoje własne – szukaliśmy rozwiązań, które zminimalizują koszty, zneutralizują ryzyko i pozwolą zyskać czas”
Rozmowa z adwokatem Michałem Babiczem @BabiczMichal ze znakomitej kancelarii http://www.filipiakbabicz.com otwiera nasz cykl Lawhack – rozmowy z przedsiębiorcami, prawnikami o ich doświadczeniach w zakładaniu i prowadzeniu kancelarii. Przedstawimy wyzwania jakie przed nimi stały, sukcesy, wskazówki i inspiracje dla innych prawników, którzy myślą o podobnej drodze lub chcą wiedzieć jaką ścieżkę prawnicy przechodzą od idei do budowy kancelarii marzeń.
Kiedy wpadliście na pomysł założenia kancelarii?
Od dawna czuliśmy w sobie żyłkę przedsiębiorczości. Już podczas pierwszych lat studiów szukaliśmy różnych sposobów na zarobienie pieniędzy – podejmowaliśmy pracę zagranicą, a nawet otwieraliśmy tam działalność gospodarczą początkowo niezwiązaną z branżą prawniczą. To była dla nas szkoła prowadzenia biznesu. Pod koniec studiów wiedzieliśmy, że pójdziemy dalej ścieżką naukową i na początku aplikacji podjęliśmy pierwsze rozmowy o możliwościach stworzenia razem spółki. Łączyła nas chęć nieustannego rozwoju i odwaga w podejmowaniu decyzji biznesowych.
Na czym od początku Wam zależało?
Na zdobyciu zaufania Klientów poprzez dostarczenie usług najwyższej jakości. Musieliśmy wykazać, że mimo młodego wieku prezentujemy wysoki poziom merytoryczny. Od początku traktowaliśmy sprawny naszych Klientów jak swoje własne – szukaliśmy rozwiązań, które zminimalizują koszty, zneutralizują ryzyko i pozwolą zyskać czas. Nasza aktywna postawa została przez nich doceniona. Ważne było, aby to podejście szlifować w sobie począwszy od zleceń najmniejszego kalibru, najmniejszej wagi.
Czego musieliście się nauczyć z jakiej pomocy skorzystać, by idee przekuć w znakomitą kancelarię?
Organizację wewnętrzną stworzyliśmy na podstawie obserwacji mechanizmów funkcjonujących w sądach, prokuraturach oraz innych kancelariach. Naszą domeną było „kradnij oczami” – staraliśmy się wychwycić przykłady dobrych praktyk w zakresie oznaczania akt sprawy, przestrzegania terminów, zarządzania zespołem, aby wcielić je w życie w naszej firmie. Rozwój naszej firmy sprawia, że cały czas musimy doskonalić szereg aspektów tj.: zarządzanie czasem, ludźmi, finansami i projektami. To w gruncie rzeczy bardzo fascynujące. W pewnym momencie podjęliśmy decyzję o zatrudnieniu specjalistów w danych obszarach. Mamy więc dyrektora finansowego, specjalistę ds. PR, specjalistę ds. IT oraz dalsze plany rekrutacyjne w tym zakresie.
Kto był waszym pierwszym klientem i jak szukaliście klientów?
Pierwsi Klienci trafili do nas już na aplikacji. Większość z nich nadal z nami współpracuje. Część zaufała nam na podstawie rekomendacji innych Klientów, przed którymi udało nam się wykazać zaangażowaniem i kreatywnym podejściem do rozwiązywania problemów. Każdy kontakt z Klientem daje szansę na zbudowanie zaufania i wykazania się, dlatego nigdy nie lekceważyliśmy nawet najmniejszej sprawy czy pojedynczej substytucji. Tzw. marketing szeptany czyli dobre rekomendacje Klientów i ich polecenia to najważniejsze narzędzie w zdobywaniu nowych zleceń.
Czy był kiedykolwiek taki moment, że chcieliście się poddać?
Nie! Nigdy o tym nie myśleliśmy. Kiedy zdarzają się trudniejsze momenty (każdy je ma), warto mieć niezawodnego Wspólnika oraz Zespół, który w tym właśnie momencie doda energii! Poza tym staramy się wycisnąć wszystko co się da z każdej napotkanej szansy i cały czas szukamy nowych możliwości rozwoju. Dywersyfikujemy nasze przychody i tworzymy nowe podmioty specjalistyczne orbitujące wokół naszej kancelarii takie jak: Polish-American Legal Bridge, Zimmerman Filipiak Restrukturyzacja , FILIPIAKBABICZ Podmioty Lecznicze , FILIPIAKBABICZ Audyt i Podatki, FB Development.
Skąd mieliście pieniądze na własną kancelarię (wynajęcie siedziby, sprzęt, programy wiedzy prawniczej) (własne oszczędności, pomogła rodzina, kredyt)?
Pieniądze na otwarcie kancelarii zbieraliśmy kilka lat ciężko pracując podczas aplikacji, jak i podczas studiów zagranicą. Pewną sumą udało się również uzyskać dzięki grze na giełdzie, ale to nie jest dobre rozwiązanie dla wszystkich. Trzeba mieć mocne nerwy i trochę szczęścia. Na początek to wystarczyło. Nie była to astronomiczna kwota, warto jednak mieć oszczędności na start.
Czego obawialiście się najbardziej tworząc kancelarię ?
Bardzo ważne dla nas od początku funkcjonowania Kancelarii było analizowanie płynności finansowej, wskaźników związanych ze sprzedażą usług oraz z poziomem kosztów jaki mogliśmy przyjąć na swoje barki. To studzi wiele pragnień i marzeń, które trzeba odłożyć na później. Wyobrażenia, że młody prawnik powinien zacząć we własnej Kancelarii z sekretariatem, własnym gabinetem i zapleczem ludzi konfrontują się z rzeczywistością. Zarobione środki permanentnie inwestowaliśmy, bo pierwsze lata prowadzenia firmy to próba dyscypliny i samokontroli, jak w Teście Marshmallow. Takie podejście towarzyszy nam od lat.
Czy był jakiś moment przełomowy w działalności kancelarii?
Dla nas każdy kolejny Klient, każda kolejna zdobyta stała obsługa, każda wygrana sprawa były na swój sposób przełomowe. Trudno wskazać jeden moment. Od początku wiele momentów nas cieszyło np., prowadzenie ponad 100 spraw, dalej 500, później ponad tysiąca etc. Cieszyło nas, że prowadzone transakcje zaczynają przekraczać dziesięć milionów, później kilkadziesiąt, kilkaset, że trafiają do nas podmioty z GPW i NewConnect, że mamy Klientów, których jednostkowe obroty przekraczają miliardy złotych. Cieszyła nas wzrastająca liczba współpracowników w zespole. Jesteśmy dumni z nagród i wyróżnień, awansów w rankingach oraz z naszych Klientów reprezentujących cały wachlarz branż. Właściwie ta lista cały czas się tworzy i pewnie tak już będzie, bo taka jest nasza natura, nastawienie do prowadzenia biznesu.
Czy Wasz sposób sprzedaży usług prawnych wyróżnia się na rynku, jak docieracie do Waszych klientów? Gdzie oni są?
Przekonujemy do siebie Klientów naszym zaangażowaniem. Ich sprawy traktujemy jak swoje własne , jak wspólny biznes. Dzięki temu uzyskujemy pozytywne rekomendacje, a co za tym idzie – jesteśmy polecani nowym Klientom. Pomaga też specjalizacja – należymy do ogólnopolskiej czołówki ekspertów branży restrukturyzacyjnej i upadłościowej, co potwierdził ostatni ranking Rzeczpospolitej. Otrzymujemy rozmaite nagrody i wyróżnienia, które uwiarygadniają naszą jakość. Jesteśmy aktywni w mediach społecznościowych, dzięki czemu te informacje docierają do Klientów.
Co ma Waszym zdaniem największy wpływ na postrzeganie prawnika przez Klienta?
Klienci cenią sobie wysoki poziom merytoryczny oraz dostępność prawnika, jego czas reakcji i zaangażowanie . To podstawowe elementy składające się na poczucia bezpieczeństwa, które musi zapewniać dobra kancelaria. Oprócz tego trzeba rozumieć cel Klienta, czyli to, co chce osiągnąć przekazując zlecenie . Ważny też jest permanentny przepływ informacji na temat przebiegu sprawy czy projektu – w tym aspekcie prawnicy muszą przejawiać aktywną postawę, nie czekając aż Klient sam do nich zadzwoni czy napisze maila . Przecież prawo działa! Zawsze jest coś do zrobienia w sprawie, do ustalenia, do sprawdzenia, do napisania. Dla Klienta każda najmniejsza informacja jest cenna. Przykładowo czy nadano już sygnaturę, jaki sędzia będzie prowadził sprawę, czy są w aktach nowe zarządzenia itp. Przy takiej postawie prawnika Klient może być pewny że żyjemy jego sprawą, że trzymamy rękę na pulsie.
Czy zarządzacie swoim wizerunkiem w Internecie?
Tak, podjęliśmy świadomą decyzję o obecności w mediach społecznościowych. Jesteśmy fanami nowych technologii, szczególnie w komunikacji, i chcemy podążać ich śladem. Na bieżąco informujemy o sukcesach naszych współpracowników, konferencjach, w których bierzemy udział, procesach rekrutacyjnych, ciekawych orzeczeniach i innych aktywnościach wartych uwagi. Określiliśmy jakie treści chcemy przekazywać naszym odbiorcom na Facebooku, a jakie na LinkedIn czy Twitterze i jaki jest cel prowadzenia tych profili. Z kolei na naszej stronie internetowej umieściliśmy film, który jest manifestem prezentowanej przez nas filozofii prowadzenia biznesu.
Czy szybko zaczęliście się sami finansować?
Od początku finansujemy się sami. To możliwe dzięki śledzeniu swojej rentowności i nie generowaniu zbyt wysokiego poziomu kosztów. Nie korzystaliśmy z zewnętrznego wsparcia w tym zakresie.
O jakich kwestiach biznesowych młodzi prawnicy zakładający kancelarię powinni myśleć Waszym zdaniem od początku?
Młodzi prawnicy powinni wziąć pod uwagę swój główny zasób czyli czas i to bez względu na to jaką formę rozliczeń przyjmują z Klientami. Dzięki temu zbadają czy ich zlecenia są rentowne, ponieważ będą w stanie przeliczyć je na godziny i w razie potrzeby dokonać odpowiednich korekt poprzez narzucenie sobie dyscypliny czasowej. Zobaczą też ile czasu przeznaczają na sprzedaż (spotkania z Klientami), ile na sprawy wewnętrzne Kancelarii, a ile na pracę merytoryczną nad zleceniami. Poza tym podstawą jest wiedza o swoich przychodach i kosztach, ale w przeliczeniu na godziny jakimi dysponuje się w danym miesiącu. Warto te dane również prognozować. To podnosi świadomość na temat realnej kondycji prowadzonego biznesu.
Oprócz tego ważna jest elastyczność w realizowaniu zleceń – jeśli pewnych rzeczy nie jestem w stanie wykonać samodzielnie to zamiast rezygnować szukam odpowiedniego partnera. Taka postawa, do której osobiście zachęcam, wymaga jednak odwagi i wzajemnego zaufania.
Z jakich programów korzystacie (do zdobycia wiedzy, do zarządzania kancelarią, wystawiania faktur, zarządzania projektami, pozyskiwania klientów – czy możecie jakieś polecić młodym prawnikom).
Testowaliśmy kilka programów do zarządzania kancelarią, jednak żaden nie spełnił naszych oczekiwań w związku z tym zleciliśmy napisanie dla nas oprogramowania. Jest ono dostosowane do systemów i procedur funkcjonujących w naszej Kancelarii, których nie byliśmy w stanie wprowadzić do programów dostępnych na rynku.
Zanim jednak prawnicy zdecydują się na taki krok, polecam poszukać rozwiązań, które są darmowe (albo ich kosz jest minimalny), a mogą odpowiadać specyfice i skali prowadzonego biznesu w danym momencie rozwoju.
Dla przykładu, licencja na nasz program do wystawiania faktur, z którym zaczynaliśmy kosztowała 100 zł netto. Do pewnego momentu do zarządzania ludźmi i projektami korzystaliśmy z darmowej wersji PODIO. Wiele użytecznych funkcji można znaleźć również w kalendarzu Outlook-a.
Jeśli chodzi o programy prawnicze (bazy wiedzy) korzystamy z Lexa, LexPolonica, Legalisa – uznajemy to za standard. Mamy też naszą wewnętrzną bazę wiedzy, którą tworzymy sami.
Jaki jest cel na najbliższe 2 -3 lata?
Chcielibyśmy być największą Kancelarią w Wielkopolsce oraz zostać liderem branży Restrukturyzacyjnej i Upadłościowej. Planujemy rozwinąć także specjalizacje: Medyczną oraz E-Commerce.
Co czytacie, z czego czerpiecie inspiracje w prowadzeniu kancelarii (kanałów biznesowych lub literatury biznesowej) możecie coś polecić młodym prawnikom?
Na rynku jest wiele inspirujących pozycji, chociaż nie dotyczą one stricte branży prawniczej. Mogę polecić kilka z nich:
- Getting Things Done, David Allen
- Całą serię o Jednominutowym Menedżerze, Blanchard Ken, Johnson Spencer
- 4-godzinny tydzień pracy - Timothy Ferriss
- "Test Marshmallow. O pożytkach płynących z samokontroli" Walter Mischel
- BezMarketing. Przestań kusić klientów, zacznij z nimi rozmawiać! Scott Stratten
Dziękujemy pięknie za rozmowę i życzymy wszystkiego dobrego.
