Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były: 1) przetwarzane zgodnie z prawem, 2) zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami, z zastrzeżeniem ust. 2, 3) merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane, 4) przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Nie ma przepisów wprost zabraniających czy pozwalających na wykonywanie kopii dowodu przez TU. Jednakże w oparciu o ww. przepis, zwłaszcza pkt 3 należałoby się zastanowić jakie dane są niezbędne TU do weryfikacji prawa do wypłaty odszkodowania (adekwatne). Wydaje się, iż kolor oczu czy wzrost a nawet zdjęcie nie powinno być przechowywane przez TU. Przyjętą praktyką w takich sytuacjach jest zamazywanie lub zaklejanie danych, które nie powinny interesować danego podmiotu, a nadto na podstawie ww. przepisu można sporządzić do TU wniosek o zniszczenie przekazanych danych po dokonaniu weryfikacji