Biała lista podatników VAT - jak działa w praktyce?

Wykaz podatników VAT, zwany potocznie białą listą, funkcjonuje od 1 września 2019 roku. Natomiast 1 stycznia 2020 roku w życie weszły przepisy przewidujące podatkowe konsekwencje niestosowania białej listy. Omawiamy istotne elementy nowych przepisów, ujęte w objaśnieniach opublikowanych przez Ministerstwo Finansów.

Na wstępie warto przypomnieć, że tzw. biała lista podatników to wprowadzony przez art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług (uptu) wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT oraz podmiotów wykreślonych i takich, którym odmówiono rejestracji. Wykaz zawiera także status danego podmiotu, jako podatnika VAT czynnego. Tym samym zniknęły odrębnie prowadzone wykazy podatników zarejestrowanych oraz wykreślonych. Nowością związaną z białą listą było zamieszczanie w wykazie numerów bankowych rachunków rozliczeniowych (tzw. rachunków firmowych), które zostały zgłoszone właściwemu dla danego podatnika naczelnikowi urzędu skarbowego, jako rachunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wykaz nie zawiera zatem rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych (rachunków osobistych), a także rachunków rozliczeniowych niezgłoszonych urzędowi skarbowemu.

Więcej na temat białej listy pisaliśmy tutaj:

https://grzybkowskiguzek.pl/przyklady/nowy-rejestr-podatnikow-vat-i-ich-rachunkow-bankowych-zmiany-od-1-wrzesnia-2019-r

W okresie od 1 września 2019 roku do 31 grudnia 2019 roku dokonana przez przedsiębiorcę zapłata na rachunek inny, niż ujawniony na białej liście, nie skutkowała negatywnymi konsekwencjami podatkowymi. Począwszy od 1 stycznia 2020 roku obowiązują przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop) przewidujące konsekwencje zapłaty na rachunek inny niż ujawniony w białej liście.

Zgodnie z art. 22p ust. 1 pkt 2 updof (oraz jego odpowiednikiem art. 15d ust. 1 pkt 2 updop), podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodu wydatków w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców (transakcja na kwotę przekraczającą 15.000 złotych lub równowartość tej kwoty) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w białej liście – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą dokonanych przez podatnika VAT czynnego. Oznacza to, iż warunkiem wyłączenia wydatków kosztu uzyskania przychodu jest:
a) dokonywanie przelewem na rachunek bankowy zapłaty za transakcję opiewającą na kwotę przekraczającą 15.000 złotych lub jej równowartość, i
b) zlecenie przelewu na rachunek inny niż ujawniony w dniu zlecenia przelewu na białej liście, i
c) dokonywanie zapłaty za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez czynnego podatnika VAT.
W wydanych przez Ministerstwo Finansów objaśnieniach podatkowych uregulowano niektóre zagadnienia budzące wątpliwości podatników, a pominięte w treści ustawy.
Z objaśnieniami mogą Państwo zapoznać się tutaj:

https://www.gov.pl/web/finanse/objasnienia-podatkowe-z-dnia-20-grudnia-2019-r-wykaz-podatnikow-vat

Uwagę zwracają następujące problemy poruszone w objaśnieniach:

a) w treści białej listy nie ujawnia się rachunków gospodarki własnej banków oraz tzw. rachunków cesyjnych. Zgodnie z objaśnieniami zapłata na taki rachunek będzie stanowić koszt uzyskania przychodu, jeżeli podatnik otrzymał przed zleceniem przelewu informację z banku, że rachunek, na który będzie dokonywać zapłaty, ma taki właśnie szczególny charakter. Informacja ta jest ważna do czasu otrzymania przez podatnika jej odwołania. Jeżeli podatnik nie otrzyma stosownej informacji, wówczas będzie musiał domniemywać, że ma do czynienia z rachunkiem nieujętym w wykazie i zapłata dokonana na ten rachunek może wiązać się z konsekwencjami przewidzianymi w art. 22p ust. 1 pkt 2 updof (15d ust. 1 pkt 2 updop),

b) obowiązek sprawdzenia czy rachunek widnieje na białej liście, nie dotyczy płatności z tytułu wierzytelności zajętej przez organ egzekucyjny. W takim bowiem przypadku podatnik nie dokonuje zapłaty za nabyte towary lub usługi, lecz realizuje zajęcie wierzytelności. Tym samym, w razie zapłaty zajętej wierzytelności na rzecz organu egzekucyjnego, art. 22p ust. 1 pkt 2 updof (15d ust. 1 pkt 2 updop) nie ma zastosowania,

c) w przypadku zlecenia przelewu z odroczonym terminem płatności lub zlecenia stałego, dniem zlecenia przelewu będzie dzień, w którym podatnik zlecił bankowi dokonanie takiego przelewu. Oznacza to, że podatnik ma obowiązek sprawdzić, czy rachunek widnieje na białej liście wyłącznie w dniu, w którym składa bankowi zlecenie przelewu,

d) w przypadku dokonywania płatności kartami płatniczymi lub poprzez wykorzystanie usługi płatności z wykorzystanie ogólnodostępnych platform płatniczych (np. PayPal, PayU, DotPay), podatnik nie dokonuje płatności przelewem. Zapłata dokonana w ten sposób na rachunek spoza wykazu nie będzie zatem skutkowała negatywnymi konsekwencjami w podatkach dochodowych,

e) biała lista nie zawiera wykazu tzw. rachunków wirtualnych (w razie wyszukiwania podatników poprzez jego nazwę lub numer NIP). Możliwe jest jednak sprawdzenie czy dany numer rachunku wirtualnego (wpisany jako kryterium wyszukiwania w aplikacji służącej do zapoznawania się z białą listą) jest powiązany z rachunkiem rozliczeniowym konkretnego podmiotu. Jeżeli rachunek rozliczeniowy, z którym związany jest dany rachunek wirtualny znajduje się na białej liście, wówczas płatność dokonana na taki rachunek wirtualny będzie równoznaczna z dokonaniem przelewu na rachunek z białej listy,

f) w przypadku płatności na rzecz podmiotów zagranicznych obowiązek płatności na rachunek z białej listy ma zastosowanie wyłącznie, gdy zagraniczny kontrahent posługuje się dla celów danej transakcji polskim numerem NIP. Jeżeli kontrahent nie jest zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT czynny lub przy danej transakcji nie występuje jako taki podatnik, nie wystąpi konieczność dokonania zapłaty na rachunek z białej listy,

g) w przypadku stosowania przez przedsiębiorców mających wobec siebie wierzytelności przekraczające 15.000 złotych instytucji potrącenia, do obliczenia limitu przyjmuje się całą wartość wierzytelności, a nie kwotę pozostałą po potrąceniu. W razie potrącenia wierzytelności, których wartość przekracza kwotę 15.000 złotych, nadwyżkę należy zapłacić na rachunek z białej listy,

h) w przypadku płatności zaliczkowej lub płatności dokonywanej w ratach, dla obliczenia limitu należy przyjąć kwotę całej transakcji, a nie kwotę pojedynczej płatności,

i) obowiązek zapłaty na rachunek z białej listy nie dotyczy płatności wynikających z faktur wystawianych przez podatników VAT zwolnionych,

j) dokonywanie zapłaty na rachunek podmiotu innego niż rachunek dostawcy lub usługodawcy (np. na rzecz faktora lub nabywcy wierzytelności) nie zwalnia z konieczności przelania środków na rachunek z białej listy,

k) w związku z możliwością uniknięcia negatywnych konsekwencji zapłaty na rachunek spoza białej listy, poprzez zawiadomienie o takiej płatności w ciągu 3 dni urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury, objaśnienia wskazują, że zawiadomienia tego rodzaju dokonuje się tylko raz, co do tego samego rachunku bankowego. W razie ponownej zapłaty na rachunek spoza białej listy, zgłoszony uprzednio przez dokonującego zapłaty podatnika, ponowne zawiadomienie nie jest konieczne.

(opracowanie: Adam Rajewski, adwokat i doradca podatkowy)