Czy mogę żądać od organu administracji publicznej odpisów dokumentów?

Czy mogę żądać od organu administracji publicznej odpisów dokumentów?

W mailu od Pana Michała otrzymałem zapytanie związane z toczącym się wobec niego postępowania administracyjnego. Pytanie dotyczyło możliwości wglądu w akta postępowania oraz wykonania ich fotografii. Jako że temat ten nie jest zbyt obszerny, poszerzyłem
go o wszelkie możliwe sposoby zapoznawania się z aktami spraw administracyjnych i ich ewentualnego doręczania stronom na ich wniosek.

Zgodnie z treścią art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania.

W myśl § 2 tego przepisu strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.

Mając powyższe na uwadze, należy przyjąć, że strona postępowania dysponuje możliwością żądania:

1) wglądu w akta sprawy,

2) sporządzania notatek z akt sprawy,

3) sporządzania kopii akt sprawy,

4) sporządzania odpisów akt sprawy

- przy czym czynności te są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej
w obecności pracownika tego organu (art. 73 § 1 i 1a k.p.a.).

Akta powinny być udostępniane stronie w siedzibie urzędu organu prowadzącego postępowanie albo organu działającego w trybie pomocy prawnej (art. 52) w obecności pracownika organu (Z. Janowicz, Komentarz , 1995, s. 185).

W wyroku NSA w Szczecinie z dnia 17 lipca 1996 r.,SA/Sz 2308/95, LEX nr 27233, trafnie stwierdzono, że: "Artykuł 73 § 1 k.p.a. nie przewiduje możliwości wydania dokumentów z akt sprawy, lecz umożliwia stronie sporządzenie notatek i odpisów".

Wniosek o wydanie nieuwierzytelnionych kopii akt nie ma wobec powyższego oparcia
w obowiązujących przepisach kodeksu postępowania administracyjnego.

Jak zostało wyżej zaznaczone, strona może uzyskać wgląd w akta sprawy, sporządzać notatki z akt sprawy, sporządzać kopie akt sprawy oraz sporządzać odpisy akt sprawy. Nadto strona może żądać uwierzytelnienia odpisów akt sprawy, uwierzytelnienia kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 k.p.a.).

Ewentualna odmowa umożliwienia stronie skorzystania z tych praw procesowych następuje w formie postanowienia, na które służy zażalenie, co zmusza organ do wnikliwego rozważenia swojego stanowiska w kwestii odmowy, rodzi obowiązek uzasadnienia tego stanowiska w postanowieniu, wreszcie stwarza pełne przesłanki do jego kontroli przez stronę, a w razie wniesienia zażalenia – także przez organ wyższego stopnia. Kodeks nie określa
w sposób bezpośredni przesłanek podjęcia aktu odmownego. Przyjąć trzeba, że są one negatywną konsekwencją niespełnienia zróżnicowanych przesłanek skorzystania
z uprawnienia bądź wynikają z ograniczeń ustawowych. Organ odmawia udostępnienia akt nie tylko w przypadku, gdy żądanie dotyczy akt sprawy zawierających informacje niejawne bądź innych akt, które organ sam wyłączy ze względu na ważny interes państwowy.

Organ podejmuje rozstrzygnięcie negatywne (obligatoryjnie) także w sytuacji, gdy:

1) nie zachodzi przypadek uzasadniony ważnym interesem strony – tylko w zakresie wykonywania uprawnień związanych z uwierzytelnianiem odpisów (kopii) z art. 73 § 2 k.p.a. oraz

2) strona żąda realizacji uprawnienia kodeksowego, lecz wyraźnie domaga się jego wykonania poza lokalem (siedzibą) organu administracji publicznej lub bez obecności pracownika organu administracji publicznej, czyli z naruszeniem art. 73 § 1a k.p.a.
(G. Łaszczyca, Postanowienie administracyjne w ogólnym postępowaniu administracyjnym, LEX/el. 2012, podrozdział 4.10.1).

Stanowisko to potwierdza przepis art. 73 § 1a, dodany z dniem 11 kwietnia 2011 r., zgodnie z którym: "Czynności określone w § 1 (czyli wgląd w akta sprawy i sporządzanie
z nich notatek, kopii lub odpisów) są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej
w obecności pracownika tego organu".

Z kolei zgodnie z wyrokiem WSA w Olsztynie z dnia 5 sierpnia 2008 r., II SA/Ol 332/08, LEX nr 509391: "Strona nie może żądać od organu doręczenia jej nieuwierzytelnionych kopii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy".

Nadmienić należy, że gdyby jednak strona żądała wydania uwierzytelnionych odpisów
z akt sprawy, winna była wykazać swój ważny interes.

Na marginesie należy jeszcze wskazać, że organy administracji mogą udostępniać stronie wgląd w akta sprawy, sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów poprzez system teleinformatyczny organu. Warunkiem koniecznym możności zapoznawania się z aktami sprawy poprzez system teleinformatyczny organu jest uwierzytelnienie strony
w systemie teleinformatycznym organu. Jest ono możliwe w sposób określony w art. 20a
ust. 1 albo 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

UWAGA ! Do akt sprawy zawierających informacje niejawne o klauzuli tajności "tajne" lub "ściśle tajne", a także do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny interes państwowy nie stosuje się wyżej wskazanych przepisów.

W razie pytań, czy też wątpliwości, napisz do mnie maila na adres: b iuro@radcapiatek.pl

Podstawa prawna: art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2018.2096 t.j.)

Przemysław Piątek

radca prawny

tel.: 792-262-264

www.radcapiatek.pl