Faktury vat wysyłane na e-mail bez podpisów. Korzystanie z postępu czy nieroztropność?

W dzisiejszym wpisie nieco o fakturach.

Elementy faktury określa art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług.

Z kolei rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur wydane na podstawie art. 106o–106q ustawy o podatku od towarów i usług określa przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych wyłącznie węższy niż określony w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług.

Czy zatem faktura, która z mocy upoważnienia ustawowego nie musi zawierać żadnych podpisów, może stanowić podstawę do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym?

Jeśli zatem przepis ustawy przewiduje możliwość skutecznego wystawienia dokumentu bez podpisu wystawcy, dokument ten może stanowić podstawę wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Niestety nie dotyczy to jednak podpisu odbiorcy rachunku - faktury. Jeśli więc wysyłamy faktury VAT czy inne dokumenty rozliczeniowe bez naszego podpisu, to z punktu widzenia przepisów podatkowych wszystko jest poprawnie. Nie wyklucza to także uzyskania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Tym niemniej, jeśli nie uzyskamy na fakturze czy rachunku podpisu naszego kontrahenta, to nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym nie powinien zostać wydany. Z natury rzeczy, jeśli wyślemy fakturę mailowo, to nie otrzymamy zwrotnej wiadomości z akceptacją faktury z podpisem naszego kontrahenta. Podkreślenia wymaga, że zaakceptowanie rachunku przez dłużnika może nastąpić w każdy sposób wyrażający wolę jego przyjęcia bez zastrzeżeń. W przypadku faktury akceptacja następuje na ogół przez jej podpisanie przez osobę upoważnioną do przyjęcia. Nie jest wykluczone zgłoszenie zastrzeżeń co do prawidłowości wykonania zobowiązania już po przyjęciu faktury. Nie zmienia to jednak postaci rzeczy, że brak podpisu dłużnika na fakturze uniemożliwia wydanie nakazu zapłaty na podstawie art. 485 § 1 pkt 2 kodeksu postępowania cywilnego. Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lutego 2018 roku, sygn. akt V CSK 171/17, wskazał, że hipotezą art. 485 § 1 pkt 2 kodeksu postępowania cywilnego objęty jest dokument stwierdzający wysokość świadczenia oraz określający stronę zobowiązaną do jego spełnienia na rzecz wystawcy. Dokument taki, stanowi dla dłużnika podstawę sprawdzenia zasadności i wysokości stwierdzonego nim świadczenia. Przyjęcie dokumentu rozliczeniowego przez dłużnika nie oznacza jeszcze zaakceptowania tego rachunku przez dłużnika, co jest dalszym warunkiem prawnym do wydania na jego podstawie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym na omawianej podstawie. Przyjęty rachunek przez potwierdzenie odbioru, np. faktury czy noty obciążeniowej, podlega sprawdzeniu przez dłużnika i może się spotkać z jego akceptacją lub odmową. Akceptacja rachunku oznacza potwierdzenie przez dłużnika określonego w nim zobowiązania, co następuje przez złożenie podpisu dłużnika na rachunku.

Jak widzisz, nawet z pozoru błaha czynność jaką jest wysłanie faktury czy rachunku, rodzi określone konsekwencje na gruncie możliwości dalszego dochodzenia roszczeń. Brak podpisu w tym wypadku oznacza, że nie będziemy mogli skorzystać z postępowania nakazowego na podstawie art. 485 § 1 pkt 2 kodeksu postępowania cywilnego. Opisywanie w tym miejscu zalet postępowania nakazowego, przekracza ramy wpisu.

Warto więc w prowadzeniu swojej działalności, korzystać ze stałej obsługi prawnej, na każdym jej etapie.

Zachęcam do skorzystania z naszych usług.

radca prawny Daniel Gola