Jak zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa?

Dostaliście kiedyś ofertę zakupu produktu, który sami niedawno wyprodukowaliście? Sprzedawca twierdził, że to nowość i oferuje go w promocyjnej cenie? Kiedyś przyszedł do mnie klient i powiedział, że kilka dni temu dostał taką propozycję. Był bardzo zdziwiony i zdenerwowany, ponieważ pracował nad nim dość długo. Klient opracował produkt, który miał jego autorskie rozwiązania, a następnie zaczął wprowadzać na rynek. Niestety, nie zobowiązał swoich współpracowników do zachowania w tajemnicy informacji na temat tego produktu i ktoś podzielił się nimi z konkurencją. Postaram się Wam dzisiaj wyjaśnić, jak zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa i czym ona jest.

Z artykułu dowiecie się:

1. Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa (tajemnica handlowa)?
2. Kto określa zakres tajemnicy handlowej?
3. Czy można zobowiązać do nieujawniania informacji przekazywanych podczas negocjacji?
4. Jak zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa?
5. Jakie mogą być konsekwencję za ujawnienie cudzych tajemnic handlowych?
6. Jak długo obowiązuje tajemnica handlowa?

Tajemnica przedsiębiorstwa

Strony w umowie mogą wpisać postanowienie o zachowaniu poufności na temat określonych informacji, które udostępnią sobie nawzajem.

Tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią informacje  posiadające wartości gospodarcze, które nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem działalności, jeżeli uprawniony (przedsiębiorca), zachowując należytą staranność, podjął działania w celu utrzymania ich poufności.

Art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:

Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Krótko mówiąc, są to informacje, których przedsiębiorca nie chce udostępniać, ponieważ mają wartość gospodarczą i na tym zarabia.  Podejmuje też pewne kroki, aby je zabezpieczyć przed ujawnieniem konkurencji.

Informacje będące tajemnicą handlową mogą zostać przekazane drugiej stronie już podczas negocjacji, jeszcze przed podpisaniem głównej umowy. Dlatego warto już na tym etapie zabezpieczyć się przed niechcianym
i niekontrolowanym ujawnieniem ważnych dla nas informacji.  Nie każde negocjacje muszą przecież zakończyć się przecież podpisaniem finalnej umowy, a druga strona zostaje z informacjami, które mogłaby potem wykorzystać.

Należy jednak pamiętać, że informacja jest tajemnicą przedsiębiorstwa, jeżeli nie zostanie upubliczniona. O tym, jaka informacja jest tajemnicą, decyduje strona umowy, ponieważ to w jej interesie leży jej ochrona.

Jak zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa?

Aby zabezpieczyć się przed ujawnieniem informacji, które stanowią tajemnicę naszego przedsiębiorstwa, warto wpisać do umowy klauzulę poufności. Powinna ona wprowadzać zakaz ujawniania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Umowa z postanowieniem o zachowaniu poufności powinna zostać podpisana na początku współpracy  (przed przystąpieniem do negocjacji), czyli jeszcze przed ujawnieniem informacji drugiej stronie.

Tak jak wcześniej napisałem,  to strona decyduje czy określona informacja stanowi tajemnicę handlową.  Tym samym, nie można uznać, że informacja, która jest powszechnie znana, jest tajemnicą handlową i żądać od drugiej strony, aby nie używała rozwiązań, które są upublicznione.

Strona zobowiązana do zachowania tajemnicy handlowej nie powinna jej ujawniać, a także powinna zabezpieczyć się przed kradzieżą tych informacji przez osoby trzecie.

Warto również przeszkolić swoich pracowników jak zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa, aby wiedzieli jak uniknąć wypłynięcia niepożądanych informacji na zewnątrz firmy.

Kara za ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa

Zakaz ujawniania tajemnicy przedsiębiorstwa powinien być obwarowany karą umową, z której wynika obowiązek zapłaty w przypadku jego złamania.

Poprzez ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, przedsiębiorca jest narażony na straty, ponieważ skrywane informacje mogą trafić w ręce konkurencji. Jeżeli przedsiębiorca stworzył recepturę napoju, który jest bardzo popularny i na nim zarabia, to jej ujawnienie konkurencji na pewno narazi go na spore straty.

Osoba, która ujawni te informacje powinna mieś świadomość, że naraża przedsiębiorcę, ale także siebie na straty.

W umowie warto również zaznaczyć, że strona zobowiązana ponosi  odpowiedzialność także za swoich współpracowników , w przypadku udostępnienia przez nich niejawnych informacji otrzymanych od drugiej strony. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie może się tłumaczyć, że to nie on ponosi za to odpowiedzialność, lecz  jej pracownik (lub podmiot z nią współpracujący).

Czas trwania tajemnicy przedsiębiorstwa

Teoretycznie obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa  może trwać przez czas nieograniczony , ale pewne sytuacje mogą to zmienić.

Tajemnica przestaje być tajemnicą gdy:

1. informacja ta zostanie ujawniona do wiadomości publicznej,
2. utraci ona wartość gospodarczą,
3. strony ustalą w umowie określony czas przestrzegania tajemnicy i czas ten upłynie,
4. strona zwolni drugą stronę z obowiązku poufności na temat określonej informacji.

Czy jednak to możliwe aby dana informacja stanowiła tajemnicę handlową bezterminowo?  Myślę, że większość
z Was piła coca-colę. Mnie też się zdarza, chociaż wiem, że nie jest to najzdrowszy napój. Receptura coca-coli objęta jest tajemnicą handlową od 1886 r. i zapewne dalej nią pozostanie, póki jej skład nie zostanie podany do wiadomości publicznej, co może przecież nigdy nie nastąpić.

Marki chronione tajemnicą przedsiębiorstwa

Prawo przewiduje wiele rozwiązań, które mają chronić pomysły i rozwiązania przedsiębiorców, np. patenty, prawo ochronne na znak towarowy.

Niestety, niektóre z nich wygasają (np. patent) po upływie określonego czasu i wtedy ktoś inny może zacząć z nich korzystać. Dlatego też niektórzy decydują się na dodatkową ochronę w postaci zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa.

Właśnie takie rozwiązanie wybrali twórcy coca-coli. Jej receptura jest strzeżona już ponad 130 lat. Gdyby nie odpowiednie umowy, konkurencja dawno miałaby przepis w swoich rękach i zaczęła jej produkcję.

W jakich umowach wpisywać klauzule?

Klauzule poufności kojarzą się nam głównie z negocjacjami handlowymi pomiędzy dwoma przedsiębiorcami. Faktycznie, często podczas takich negocjacji strony wymieniają informacjami będącymi tajemnicą przedsiębiorstwa, jednak nie zawsze po drugiej stronie musi być kontrahent.

Zobowiązanie do poufności może zostać nałożone również na pracowników, zleceniobiorców lub praktykantów, a więc nie tylko na naszych partnerów biznesowych.

Klauzula poufności może znaleźć się w:

1. umowie o pracę,
2. umowie zlecenia,
3. umowie o dzieło,
4. umowie agencyjnej.

W umowie o pracę mogą znaleźć się odpowiednie klauzule, które nałożą na pracownika obowiązek poufności.  Może dojść jednak do sytuacji, że dopiero w trakcie współpracy pojawia się pomysł, który będzie stanowił tajemnicę przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji, najlepiej sporządzić dodatkową umowę o zakazie ujawniania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa i dać ją do podpisania pracownikowi.

Pamiętajcie, żeby w umowie dokładnie określić jakie informację są tajemnicą handlową Waszego przedsiębiorstwa, ponieważ może ułatwić to rozstrzygnięcie ewentualnych konfliktów.

Musicie również wiedzieć, że ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji określa czynem nieuczciwej konkurencji:

przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy.

Jeżeli zatrudnialiście osoby na podstawie umowy o pracę lub innego stosunku pracy, to są one przez okres trzech lat od jego ustania, związane postanowieniami zawartej umowy.  Można jednak w niej ten okres skrócić lub wydłużyć.

Podsumowanie

Warto wiedzieć  jak zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa , ponieważ może to uchronić firmę przed dotkliwymi stratami. Nigdy nie mamy pewności co druga strona zrobi z informacjami uzyskanymi od nas podczas rokowań, dlatego już na tym etapie warto się zabezpieczyć.

Podsumowując:

1. tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje, których przedsiębiorca nie chce udostępniać, ponieważ mają wartość gospodarczą i na tym zarabia; musi podjąć pewne kroki, aby je zabezpieczyć przed ujawnieniem konkurencji;
2. do przedsiębiorcy należy decyzja o tym jakie informacje stanowią tajemnicę – on określa jej zakres;
3. już na etapie negocjacji (rokowań) warto zabezpieczyć się przed ujawnieniem naszej tajemnicy handlowej przez drugą stronę – należy zabezpieczyć się odpowiednią umową lub klauzulami poufności;
4. najlepszym zabezpieczeniem tajemnicy przedsiębiorstwa jest podpisanie odpowiedniej umowy z drugą stroną, pracownikami, współpracownikami i osobami, które maja dostęp do chronionych przez nas informacji;
5. warto zabezpieczyć się karami umownymi w umowie, które druga strona będzie musiała nam zapłacić
   w przypadku ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa;
6. tajemnica przedsiębiorstwa nie jest ograniczona w czasie –sami decydujemy o tym jak długo trwa;
7. tajemnica przedsiębiorstwa wygasa w kilku przypadkach:
8. zostanie ujawniona do wiadomości publicznej,
9. utraci wartość gospodarczą,
10. minie czas ustalony przez strony w umowie,
11. strona zwolni drugą stronę z obowiązku poufności na temat określonej informacji.