Konsekwencje prawne złożenia podpisu na fakturze VAT przez dłużnika

Czy złożenie podpisu na fakturze zawsze oznacza uznanie długu? Jakie korzyści dla wierzyciela niesie za sobą podpisana przez dłużnika faktura? 

1. Czym jest faktura w rozumieniu przepisów postępowania cywilnego? 

Faktura jest dokumentem prywatnym stanowiącym dowód tego, że osoba która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w tym dokumencie (art. 245 kpc).  

Faktura jako dokument księgowy nie może być traktowana jako źródło stosunku cywilnoprawnego. Czynności rachunkowo – księgowe, a zatem związane ściśle z należnościami finansowymi, nie mogą przesądzać o treści stosunku zobowiązaniowego na gruncie prawa cywilnego. W sytuacji gdy strony nie zawarły pisemnej umowy i brak jest dowodów na ustalenie treści umowy, z samej wystawionej i niepodpisanej faktury VAT nie można wywodzić tego, że zobowiązanie faktycznie istnieje lub zostało wykonane przez wierzyciela. 

UWAGA!

Pamiętaj o tym, aby na fakturze znalazły się takie oświadczenia jak: "Towar odebrano wraz z fakturą bez uwag i zastrzeżeń", "Podpisując fakturę VAT kupujący oświadcza, że kwituje tym samym odbiór towaru" itp.  

Dopiero tak opisana i podpisana przez dłużnika faktura VAT może być uznana jako dowód na istnienie zobowiązania lub potwierdzenie wykonania świadczenia przez wierzyciela (np. wydanie towaru).

2. Kiedy podpisana faktura VAT nie stanowi uznania roszczenia?

O braku uznania roszczenia mimo podpisanej faktury VAT można mówić wtedy, gdy strony nie zawarły żadnej pisemnej umowy na wykonanie określonego zobowiązania. W szczególności chodzi tu o wszelkie umowy zawarte w formie ustnej. Wówczas jedynym dowodem na potwierdzenie w ogóle istnienia zobowiązania może być podpisana przez dłużnika faktura VAT. 

W orzecznictwie uznaje się jednak, że podpis odbiorcy faktury VAT nie stanowi potwierdzenia wykonania zobowiązania przez usługodawcę ani uznania roszczenia przez usługobiorcę.

Sądy stoją na stanowisku, że określone zachowanie dłużnika może być uważane za uznanie roszczenia jeśli uzasadnia oczekiwanie wierzyciela na dobrowolne spełnienie świadczenia. Innymi słowy – jeśli zachowanie dłużnika może być uznane za przyznanie wobec wierzyciela istnienia długu. Nie można zatem oceniać podpisania wystawionych faktur jako uznania roszczenia, abstrahując od okoliczności ich wystawienia  (patrz wyrok SA w Białymstoku I Wydział Cywilny z dnia 30 czerwca 2014 r., sygn. akt I ACa 903/13).  

UWAGA!

W braku pisemnej umowy lub innych dowodów na wykonanie zobowiązania, podpisana faktura VAT może stanowić dowód na potwierdzenie istnienia zobowiązania i jego wykonanie. Jednak w razie kwestionowania tych okoliczności przez dłużnika w toku postępowania, to na wierzycielu spoczywa ciężar udowodnienia faktu istnienia zobowiązania i jego wykonania. 

3. Faktura VAT jako dowód na uznanie długu.
Złożenie podpisu na fakturze VAT przy spełnieniu określonych przesłanek uznawane jest jako tzw. "niewłaściwe uznanie długu". Uznanie długu niewłaściwe stanowi słabszą podstawę dochodzenia roszczeń przez wierzyciela. 

W uchwale składu siedmiu sędziów z 30 grudnia 1964 r., sygn. akt III PO 35/64 Sąd Najwyższy stwierdził, że  "uznanie niewłaściwe jest oświadczeniem wiedzy, jednostronnym przyznaniem faktów, nie zaś czynnością prawną." 

Dla uznania roszczenia wystarczające jest zewnętrzne wyrażenie przeświadczenia o jego istnieniu. Jednakże aby oświadczenie woli mogło zostać poczytane jako uznanie długu, wywołujące skutek z art. 123 § 1 pkt. 2 kpc, musi ono jednoznacznie potwierdzać istnienie skonkretyzowanego długu. Zachowanie dłużnika musi wskazywać więc na to, że swym rozeznaniem daje wyraz temu, że wierzycielowi przysługuje w stosunku do niego wierzytelność, wynikająca z konkretnego stosunku prawnego. 

Co to oznacza w praktyce? Oznacza to, że podpisana faktura VAT winna odnosić się lub wynikać z innych dowodów potwierdzających istnienie zobowiązania, np. umowa o dzieło. 

PAMIĘTAJ!

• Aby podpisana faktura VAT mogła być poczytana jako uznanie długu przez dłużnika musi ona nosić obligatoryjne cechy o jakich mowa w art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług tj. musi stwierdzać w szczególności dokonanie sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące płatnika i nabywcy. Dopiero takie określenie danych na fakturze umożliwia dłużnikowi podjęcie czynności mających na celu sprawdzenie, czy świadczenie jest uzasadnione co do zasady i co do wysokości. 

UWAGA!

Uznanie długu (niewłaściwe ani nawet właściwe) nie stanowi samoistnego tytułu prawnego zobowiązania. Nie stoi więc na przeszkodzie wykazaniu, że zobowiązanie w ogóle nie istnieje i w związku z tym nie uniemożliwia zwalczania zasadności dochodzonego powództwem „uznanego” roszczenia. Uznanie długu ma jedynie znaczenie dowodowe w sferze procesu cywilnego, w tym sensie, że wierzyciel przedstawiający dowód uznania długu przez dłużnika nie musi wykazywać w inny sposób istnienia swej wierzytelności, natomiast to dłużnika obciąża wówczas powinność wykazania, że uznana wierzytelność w rzeczywistości nie istnieje, lub istnieje, ale w mniejszym wymiarze (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 21 listopada 2013 r., I ACa 783/13).

Prawidłowe określenie roszczenia na fakturze VAT oraz złożenie podpisu na fakturze przez dłużnika oznaczać może uznanie długu, co skutkuje tym, że bieg terminu przedawnienia roszczenia ulega przerwaniu i biegnie on na nowo.

4. Korzyści dla wierzyciela związane z podpisaną fakturą VAT.

Legitymowanie się podpisaną fakturą VAT umożliwia wierzycielowi skierowanie pozwu o zapłatę w trybie korzystnego dla wierzyciela postępowania nakazowego (o korzyściach wynikających z postępowania nakazowego dowiecie się w kolejnym wpisie). 

UWAGA!

Zgodnie z art. 485 § 1 pkt. 2 kpc sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, jeżeli powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, a okoliczności uzasadniające dochodzone żądanie są udowodnione dołączonym do pozwu  zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem.

Zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem jest właśnie prawidłowo wystawiona i podpisana faktura VAT. Zaakceptowanie rachunku przez dłużnika może bowiem nastąpić w każdy sposób wyrażający wolę jego przyjęcia bez zastrzeżeń. W przypadku faktury VAT akceptacja rachunku ma miejsce właśnie poprzez złożenie podpisu w miejscu odbiorcy faktury VAT, przez osobę upoważnioną do przyjęcia faktury. 

Brak podpisu na fakturze VAT przez osobę upoważnioną do jej przyjęcia nie daje podstaw do wydania przez sąd nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.