O dokumencie - kilka słów

Problem zdefiniowania pojęcia dokumentu tylko z pozoru wydaje się być niewielki. Przeważnie – nie prawnikom – dokument kojarzy się z kartką papieru z informacją stwierdzoną pismem [1] . Definicja legalna terminu „dokument” była w zasadzie umieszona tylko w treści ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny [2] (dalej k.k.) – w artykule 115 § 14, bowiem ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego [3] (dalej k.p.c.) w art. 244 i 245 oraz ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego [4] (dalej k.p.a.) w art. 76 nie definiowała tak szczegółowo omawianego pojęcia. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny [5] (dalej k.c.) znowelizowana ustawą z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw [6] , wchodząca w życie 8 września 2016 r., zawarła wreszcie w swojej treści definicję dokumentu, niezwykle krótką, lecz pozostawiającą otwarty „katalog” przedmiotów mogących stanowić dokument. Jest to bowiem definicja zawarta w art. 773  k.c. o treści „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią”. Termin „dokument” i uznawanie pewnych przedmiotów za dokumenty nadal jest dyskusyjny w doktrynie i orzecznictwie, o czym w dalszej części pracy.

• Dokument w prawie cywilnym

W Kodeksie cywilnym jeszcze do niedawna próżno było szukać pojęcia dokumentu i jednocześnie jego objaśnienia. Wykładni tego pojęcia dokonywano wówczas w doktrynie i orzecznictwie. [1] Sytuacja ta jednak diametralnie zmieniła się w związku z nowelizacją Kodeksu cywilnego ustawą z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1311) obowiązującą od 8 września 2016 r. Wprowadzona została krótka definicja nazwy „dokument”. Była ona potrzebna, bowiem dotychczas nie istniała żadna legalna definicja dokumentu w Kodeksie cywilnym, a przecież dokument, bądź co bądź, jest jednak niezwykle istotnym elementem obrotu prawnego. Definicja ta została zapisana w art. 773 k.c., która za dokument uznaje nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Z uwagi na fakt niewymieniania poszczególnych form dokumentu, ustawodawca pozwolił na otwarcie niezwykle szerokiego wachlarza form zapisu treści, dzięki czemu wszelkie, także nowoczesne elektroniczne formy przekazu informacji [2] , takie jak e-mail, sms, formularz kontaktowy na stronie internetowej, zapisany plik na PenDrive, komputerowym dysku twardym czy płycie CD oraz pliki w formie obrazu, dźwięku itd., zaczęły być uznawane za dokument z uwagi na to, iż pozwalają na odczytanie (odsłuchanie) i zapoznanie się z określoną treścią. Warunkiem nakładanym przez ustawodawcę, aby można było uznać daną treść (zapis) za dokument jest możliwość identyfikacji autora zapisu. Co ciekawe, nie jest wymagany własnoręczny podpis autora, lecz dane, dzięki którym możliwa będzie jego identyfikacja. Nadto, wyżej wymieniony nośnik musi zawierać jakieś informacje, bowiem w przypadku, gdy ich brak, nie może być uznany za dokument - odnosi się to zarówno do PenDrive’u, dysku twardego, jak i niezapisanej kartki papieru. W świetle nowo powstałej definicji dokumentu w Kodeksie cywilnym, cechą takiego dokumentu jest jego intelektualna zawartość czy też zapisy posiadające charakter oświadczeń np. woli, sporządzone w dowolnej formie technologicznej. [3]

[1] Ł. Dyląg, Dokument a dokument …

[2] B. Czerwińska, Dokumenty urzędowe i dokumenty prywatne jako środki dowodowe w postępowaniu cywilnym, [w:] Acta Erasmiana nr 11, Wrocław 2016, s. 13.

[3] J. Gołaczyński, Dowód z dokumentu po nowelizacji kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego z 10.07.2015 r. [w:] Rejent nr 11, Warszawa 2016, s. 10 i nast.

[1] Ł. Dyląg, Dokument a dokument elektroniczny w prawie cywilnym – pojęcie oraz istota desygnatu, [w:] Prawo mediów Elektronicznych, nr 1, Warszawa 2011, s. 8.

[2] Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553).

[3] Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296).

[4] Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168).

[5] Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93).

[6] Ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks cywilny, ustawy - Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1311).

Autor artykułu: dr Arkadiusz Polański, Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie i udostępnianie treści niedozwolone bez zgody autora.