Protokołowanie zgromadzeń wspólników

W praktyce obrotu gospodarczego wyłoniło się wiele zagadnień związanych ze sporządzaniem protokołów zgromadzeń spółek kapitałowych. Poniżej przedstawiam najważniejsze z nich:

• otwarcie walnego zgromadzenia – w przypadku spółki akcyjnej walne zgromadzenie wymaga jego formalnego otwarcia przez jedną z osób wskazanych w art. 409 §1 k.s.h., bądź w statucie spółki. Niemożność otwarcia zgromadzenia wobec nieobecności osób do tego uprawnionych uniemożliwia jego przeprowadzenie,
• lista obecności na zgromadzeniu – nie jest ona sporządzana przez notariusza, który załączając ją do protokołu sprawdza jedynie jej formalną poprawność,
• pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu – pełnomocnictwo udzielane przez wspólnika, bądź akcjonariusza wymaga zwykłej formy pisemnej i nie jest konieczne sporządzanie go w formie aktu notarialnego,
• stwierdzenia prawidłowości zwołania walnego zgromadzenia oraz jego zdolności do powzięcia uchwał dokonuje przewodniczący zgromadzenia, a notariusz umieszcza w protokole stosowną wzmiankę bazując na oświadczeniu przewodniczącego,
• wynik głosowania – podnosi się, że w protokole – prócz elementów wymaganych przez ustawę – należy wskazać również liczbę głosów nieważnych, a także stwierdzić, czy przy głosowaniu zachowano obecność wymaganej części kapitału zakładowego bądź przepisanej liczby głosów, podając ogólną liczbę akcji, jakie były obecne w czasie przystąpienia do głosowania. Protokół powinien wskazywać także te głosowania, które z powodu nieuzyskania wymaganej większości głosów, bądź niespełnienia przesłanki co do kworum, nie doprowadziły do powzięcia uchwały,
• zamieszczanie powziętych uchwał w załącznikach do protokołu sporządzonego przez notariusza – praktyka taka jest błędna. Samo stwierdzenie w protokole, że uchwała została podjęta, nawet, jeżeli łączy się z oznaczeniem przedmiotu uchwały, nie jest tożsame z jej umieszczeniem w protokole. Przepis wyraźnie wymaga umieszczenia "uchwały" w protokole, nie zaś umieszczenia wzmianki o jej podjęciu,
• termin złożenia sprzeciwu względem powziętej uchwały - żądanie zaprotokółowania sprzeciwu przez akcjonariusza, który głosował przeciwko uchwale, powinno nastąpić niezwłocznie po jej powzięciu, to znaczy przed przejściem do następnego punktu porządku obrad,
• wymóg tajności głosowania – wynika on z przepisów art. 247 k.s.h. Oraz art. 420 k.s.h. Ze względu na fakt, iż zasadą jest głosowanie jawne, wyjątki od niej na rzecz głosowania tajnego nie mogą być interpretowane rozszerzająco,
• załączniki – załącznikami do protokołu zgromadzenia sporządzonego przez notariusza są  lista obecności z podpisami uczestników zgromadzenia oraz lista akcjonariuszy głosujących korespondencyjnie lub w inny sposób przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W razie potrzeby na listach wskazać także należy zastawników i użytkowników akcji oraz pełnomocników,
• przerwy w obradach – w przypadku jej zarządzania protokół należy zakończyć, zaś dla kontynuowanego w innym dniu zgromadzenia należy sporządzić odrębny protokół. Zasada ta nie dotyczy krótkich przerw technicznych, które nie zaburzają ciągłości zgromadzenia,
• zmiany treści protokołu – w przypadku zgłaszania przez przewodniczącego zgromadzenia uwag co do treści protokołu, notariusz winien ocenić ich zasadność oraz na tej podstawie dokonać zmian w protokole, bądź zachować jego dotychczasową treść. W tym drugim wypadku notariusz może sporządzić i dołączyć do protokołu zgromadzenia oddzielny dokument zawierający zgłaszane przez przewodniczącego zgromadzenia uwagi dotyczące treści protokołu,
• dodatkowy protokół – ustawa nie sprzeciwia się temu, aby prócz protokołu sporządzonego przez notariusza spółka przygotowała pełny protokół obejmujący dokładny przebieg zgromadzenia (np. pytania do zarządu i odpowiedzi na nie, dodatkowe oświadczenia biorących udział w zgromadzeniu, itp.),
• odpisy uchwał – udziałowiec może domagać się wydania przez zarząd spółki odpisu powziętych uchwał poświadczonych przez ten organ, może on także wystąpić bezpośrednio do notariusza, który sporządził akt notarialny obejmujący protokół zgromadzenia, o wydanie wypisu lub wyciągu z aktu notarialnego obejmującego określoną uchwałę albo uchwały.

Michał Koralewski