W codziennym prowadzeniu działalności gospodarczej, podpisywanie i analizowanie umów jest normą. Jako przedsiębiorcy świadczycie usługi, a także je zamawiacie. Podstawą współpracy powinno być wzajemne zaufanie, ale także zawarta umowa. Nieważne jak dobrze znacie drugą stronę i ile transakcji już macie za sobą - warto podpisać umowę. Jednak zanim podpiszecie umowę, musicie zwrócić uwagę na kilka kwestii.

Na co zwrócić uwagę w umowie

W umowach powinniście zwrócić uwagę m.in. na:

1. prawidłowe określenie stron,
2. dokładne opisanie przedmiotu umowy,
3. terminy zapłaty i spełnienia świadczeń,
4. kary umowne,
5. odpowiedzialność za niewywiązanie się ze swojego zobowiązania,
6. przeniesienie praw autorskich, jeżeli jest to konieczne.

Nagrałem również podcast o tym na co zwracać uwagę przy podpisywaniu umowy. Dostępny jest na blogu www.ewslegalblog.pl

Określenie stron umowy

Często w umowach zaznacza się, że umowa jest zawarta między firmą X, a firmą Y. Potem okazuje się, że została wpisana tylko nazwa, a działalność jest prowadzona w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. W umowie nie ma wskazane kto prowadzi działalność, często brakuje wydruku z CEIDG jako załącznika.

Podobnie w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. W umowach strony nie wskazują w jaki sposób spółka jest reprezentowana i przez kogo. Warto również załączyć wydruk z KRS jako załącznik.

Jeżeli prowadzicie jednoosobową działalność gospodarczą, to strona umowy powinna zostać określona tak:

Jan Kowalski prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą XXX Jan Kowslaki. Adres, NIP.

Nie wpisujemy, że umowa jest zawarta między firmą XXX, kiedy pod firmą kryje się jednoosobowa działalność gospodarcza.

Wskazanie przedmiotu umowy

Kolejnym ważnym punktem umowy jest przedmiot umowy. należy go precyzyjnie i dokładnie opisać, aby strony wiedziały co jest przedmiotem umowy. Jako odbiorcy musicie postarać się o jak najdokładniejsze opisanie przedmiotu dostawy. Nie powinno być w nim żadnych pomyłek, aby potem nie narażać się na niepotrzebne konflikty z dostawcą.

Dostawca również musi wiedzieć co ma wytworzyć i dostarczyć. 

Terminy

Jako zamawiający musicie wiedzieć kiedy możecie spodziewać się swojego zamówienia, a także kiedy należy za nie zapłacić . Spełnienie świadczenie może być podzielone na raty np. część zostanie dostarczona 20 maja, kolejna 20 lipca, a kolejna 20 września.

Podobnie wynagrodzenie dla tworcy może być płatne w ratach. Należy jednak dokładnie określić kiedy mają być płatne raty. Pamiętajcie również zaznaczyć, ze w przypadku opóźnienia należą się odsetki.

Bardzo ważne jest terminowe płacenie, ponieważ w transakcjach handlowych, jeżeli jesteście przedsiębiorcami i spóźnicie się z zapłatą faktury, narażacie się na możliwość zapłaty rekompensaty w wysokości 40 Euro za każdą fakturę. Nie ma znaczenia jej wysokosć. Od stycznia jednak będzie możliwość żądania 40, 70 i 100 Euro. Opisałem to w jednym z poprzednich wpisów - zapraszam do przeczytania.

Kary umowne

Zadbajcie o to, żeby w umowie znalazły się kary umowne za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązania niepieniężnego. Może to być opóźnienie w dostawie, ale także w odbiorze towaru; kara za odstąpienie od umowy; kara za ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Pamiętajcie, że kary umownej nie można żądać za nieterminowe płacenie wynagrodzenia. Kar umownych nie wolno zastrzegać w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania pieniężnego. Nawet jeżeli się uprzecie, że taka kara ma być, to będzie ona bezskuteczna. Może jedynie okazać się dobrym straszakiem, jeżeli druga strona nie będzie wiedzieć, że tego typu kara jest bezużyteczna.

Odpowiedzialność za niewykonanie zobowiązania

Odpowiedzialność za niewykonanie zobowiązania lub nienależyte wykonanie zobowiązania, to tzw. odpowiedzialność kontraktowa. Aby zaistniała muszą zostać spełnione trzey przesłanki:

1. musi wystąpić niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania,
2. szkoda,
3. związek przyczynowy.

Szkoda musi wynikaż ze zdarzenia - musi być pomiędzy nimi związek przyczynowy. Inaczej nie mam mowy o odpowiedzialności.

W umowie można także zaznaczyć, że na placu budowy wykonawca nie będzie ponosił odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez pracowników zleceniodawcy.

Sporo można pisać o odpowiedzialności, warto jednak dobrze ją określić w umowie.

Przeniesienie praw autorskich

Od przedmiotu umowy zależy także czy strony będą zainteresowane przeniesieniem praw autorskich. Pamiętajcie, że przenieść można jedynie majątkowe prawa autorskie, a nie osobiste. W umowach spotykam się czasami z przeniesieniem osobistych praw autorskich - nie ma takiej możliwości, ponieważ są one niezbywalne.

Jeżeli zamawiacie wzory sukienek, to pewnie chcielibyście, aby majątkowe prawa autorskie były u Was. Dzięki nim będziecie mogli posługiwać się wzorami na wystawach, pokazach lub innych publicznych wystąpieniach. Zadbajcie, żeby w umowie znalazła się klauzula przeniesienia praw autorskich.

Inne postanowienia w umowach

W umowach mogą się znaleźć różne postanowienia, o których nie wspomniałem jeszcze.

Możecie spotkać się np. z zakazem konkurencji . W przypadku zatrudniania pracowników, pracodawca chce czasami mieć pracownika na wyłączność. Wtedy warto pomyśleć o wpisaniu zakazu koonkurencji.

Istotne są również klauzule salwatoryjne. Fajna nazwa? :-) Ich celem jest utrzymanie umowy w ważności, jeżeli okazałoby się, że jakieś postanowienie umowne jest nieważne. Może się tak zzdarzyć np. w bardzo skomplikowanych umowach. Okaże się, że jakieś postanowienie jest nieważne i co wtedy? Warto zabezpieczyć się taką klauzulą.

Zwracajcie uwagę na to co druga strona chce wpisać w umowę - papier przyjmie wszystko.

Pamiętajcie również, że umowa jest na złe czasy, a nie dobre. Umowa ma zabezpieczyć Wasze interesy, a nie sprawić Wam problemy.

Jeżlei macie pytania co do zawierania umów, dajcie znać.